Maaltijdvergoeding voor werknemers

Het komt regelmatig voor dat werknemers een gratis maaltijd of drinken krijgen. In enkele gevallen wordt dit door de fiscus beschouwd als loon in natura en hierover is de werkgever premie of loonbelasting verschuldigd. In dit artikel leggen we uit hoe dit precies zit.

Consumpties

Consumpties die tijdens werktijd verstrekt worden, worden niet beschouwd als loon in natura. Hier hoeft geen loonheffing of premie over betaalt te worden. Onder consumpties wordt verstaan: koffie, thee, gebak, fruit en andere “tussendoortjes” van weinig waarde.

Onbelaste maaltijden

Maaltijden waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is, mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dit geldt voor situaties waarbij de werknemer niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17:00 en 20:00 uur). Denk hierbij aan de volgende situaties:

De werknemer moet overwerken.
De werknemer werkt op koopavonden.
De werknemer heeft dienstreizen.
De werknemer heeft een dusdanige reistijd.

Belaste maaltijden

Is het zakelijke karakter van de maaltijd van bijkomstig belang, dan is de vergoeding of verstrekking niet belast en moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden. Dit normbedrag wordt jaarlijks vastgesteld door de Belastingdienst. Het normbedrag voor 2023 is, voor het eerst sinds 2018, gestegen naar € 3,55.

Werkkostenregeling (WKR)

Als een maaltijd niet onbelast verstrekt mag worden maar dit wordt wel gedaan, wordt er per maaltijd € 3,55 in de vrije ruimte van de WKR ondergebracht. Vrije ruimte is het bedrag wat onbelast besteedt mag worden. Als dit bedrag uiteindelijk meer is dan de vrije ruimte betaalt de werkgever een eindheffing van 80%.
In 2023 is de vrije ruimte in de WKR 3% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte 1,18% in 2023.

Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact op met onze collega's van de salarisadministratie!