In onze nieuwsbrief van december 2020 lieten wij weten dat met ingang van 2021 de regeling voor onbelaste reiskostenvergoeding veranderde. Nu heeft de Belastingdienst bekend gemaakt dat het aanpassen van de regeling in verband met de lockdown opgeschoven zal worden tot in ieder geval 1 april 2021.
Bestaande vaste reiskostenvergoedingen kunnen dus nog tot in ieder geval 1 april door de werkgever onbelast worden vergoed. Ook als deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt worden. Voorwaarde is wel dat het vaste reisvergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
Verandering vaste reiskostenvergoeding
In de nieuwe vaste reiskostenregeling mag je in principe alleen de daadwerkelijke reisdagen onbelast vergoeden. Meer vergoeden mag, maar dan moet het meerdere of via de WKR worden vergoed of wordt het gezien als een bruto bestanddeel. In het laatste geval zal daar loonheffingen over worden ingehouden en sociale lasten over worden afgedragen.
In sommige gevallen mag er wel een vaste reiskostenvergoeding worden gegeven, namelijk als je werknemer op fulltime basis per jaar minimaal 128 dagen (60% van 214 dagen) naar een vaste werkplek reist. Dit is de 60% norm. De regels die de Belastingdienst hanteert zijn op basis van 214 dagen per jaar en dit is op basis van een fulltime dienstverband. Let er op dat je daadwerkelijk kunt aantonen dat de werknemer een vast reispatroon heeft.
Voldoet je werknemer niet aan die eis, dan moet je de reiskosten op basis van declaratie of nacalculatie vergoeden.
Rekenvoorbeeld vaste reiskosten:
Je werknemer werkt in 2021 2 dagen per week op de vaste werkplek en 1 dag thuis. De enkele reisafstand van de woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 85 dagen (2/5 (reisdagen per week) x 214 (regels Belastingdienst)) x 50 kilometer (heen/terugreis) x € 0,19 = € 807,50. Per maand kun je jouw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van € 67,29, als je werknemer in 2021 op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste arbeidsplaats reist.
Ook voor het OV geldt dat de daadwerkelijke gemaakte ritten onbelast mogen worden vergoed, het meerdere niet. Indien je aan de 60% norm voldoet dan mag er, net als met de reiskosten, een vaste vergoeding worden gegeven.
In de nieuwe regeling moet per werknemer worden nagegaan of de werknemer reist naar het werk of thuis werkt en op welke dagen. Leg deze afspraken ook schriftelijk vast. Verkeerde aannames kunnen leiden tot naheffingen.
Is het nog onzeker of de werknemer een vast reispatroon heeft? Dan is het aan te raden om op basis van de daadwerkelijk reisdagen de werkelijk gemaakte reiskosten te vergoeden. Dit mag onbelast tot een bedrag van € 0,19 per kilometer. Indien het bedrag hoger is dan € 0,19 per kilometer, dan moet het meerdere of via de WKR worden vergoed of wordt het gezien als een bruto bestanddeel. In dat laatste geval en zal er loonheffingen over worden ingehouden en sociale lasten over worden afgedragen.
Omdat de meeste reiskosten via salarisadministratie gaan, vragen wij om aan de salarisadministratie door te geven hoe er moet worden omgegaan met de reiskosten.